本人通知制度とは
本人通知制度とは、住民票の写しまたは戸籍謄抄本などの証明書を、本人以外の第三者に交付した場合に、市に事前登録した人に対して、証明書を交付した事実を郵送により通知する制度です。
証明書の交付事実を本人に通知することにより、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による個人の権利の侵害防止・抑止の効果が期待されます。
※第三者とは、下記1・2以外の者で、委任状を持参して証明書の交付請求を行う代理人又は自己の権利を行使し又は自己の義務を履行するために証明書を請求する必要がある個人、法人、特定事務委任者（弁護士・司法書士・土地家屋調査士・税理士・社会保険労務士・弁理士・海事代理士・行政書士）をいいます。
- 住民票の写し等については、本人及び同一世帯の者
- 戸籍謄抄本及び戸籍の附票については、本人、同一戸籍の者（配偶者等）及び直系尊属卑属の者
事前登録ができる方
- 桜川市に住所登録がある方（除かれた方も含む）
- 桜川市に本籍がある方（除かれた方も含む）
登録の方法
本人通知制度登録申請書に必要事項を記入し提出することで、登録ができます。申請の際の必要書類は以下のとおりです。
【本人申請】
・申請書（様式第1号）
・本人確認書類(マイナンバーカード、運転免許証、パスポート等)
【法定代理人申請】
・申請書
・代理人の本人確認書類
・法定代理人だとわかる戸籍謄本（桜川市で法定代理人の確認ができる場合は不要）
※委任状は不要
【任意代理人申請】
・申請書
・委任状
・代理人の本人確認書類
以上のほかに書類が必要になる場合があります。申請の際は事前にお問い合わせください。
市外に居住している人や病気等で来庁が困難な場合は、郵送での申請も可能です。
場 所 桜川市役所岩瀬庁舎市民課
大和庁舎総合窓口課
真壁庁舎総合窓口課
日 時 平日8時30分から16時30分のみ
通知の対象となる証明書
- 住民票（除票を含む）の写し
- 住民票（除票を含む）記載事項証明書
- 戸籍の附票の写し（除籍、改製原を含む）
- 戸籍の謄抄本（除籍、改製原を含む）
- 戸籍記載事項証明書
通知する内容
- 証明書の交付年月日
- 交付した証明書の種別、通数
- 交付請求者の種別（代理人、第三者）
※証明書を取得した個人情報は通知されません。
通知の対象とならない請求
- 国または地方公共団体等の公的機関からの公用請求
- 弁護士、司法書士等の特定事務委任者からの裁判、訴訟手続き、紛争処理などのための代理請求
登録の期間・変更・廃止
登録期間は3年間です。（更新可能）
住所、氏名等登録した内容に変更が生じた場合は届出が必要です。
登録期間中に中止する場合は、登録廃止の手続きが必要です。
様式一覧
本人通知制度事前登録（登録更新）申出書 様式第1号 [PDF形式／106.64KB]
本人通知制度登録変更（廃止）届出書 様式第4号 [PDF形式／102.07KB]
同意書 様式第6号 [PDF形式／65.21KB]
委任状 [PDF形式／405.9KB] 委任状 [PDF形式／405.9KB]
