(1)　文書　職務上取り扱う全ての文書、図面等であって、この訓令により整理、保管及び保存する必要があると認められるものをいう。

(2)　電子文書　文書のうち電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(3)　部　桜川市行政組織規則(平成17年桜川市規則第2号。次号において「行政組織規則」という。)別表第1の欄に掲げる部をいう。

(4)　課　行政組織規則別表第1の課の欄に掲げる課及び桜川市会計管理者補助組織規則(平成19年桜川市規則第24号)別表第1の課等名欄に掲げる課をいう。

(5)　決裁　桜川市事務決裁規程(平成17年桜川市訓令第3号)の規定により、事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が当該事案の処理内容について最終的な意思決定を行うことをいう。

(6)　回議　当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため、決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。

(7)　合議　決裁に先立ち、当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において、起案文書又はその写しを当該機関に回付することをいう。

(8)　供覧　当該事案の内容について関係機関の了知を得ておくことが、事案の処理上便宜であると認められる場合において、当該事案に係る決裁が終わった起案文書又はその写しを当該関係機関に回付することをいう。

(9)　起案　市の意思を決定し、事案を処理するための原案を作成することをいう。

(10)　文書の保管　文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内の一定の場所に収納し、管理することをいう。

(11)　文書の保存　文書を主管課の所管する書庫内の一定の場所に収納し、管理することをいう。

(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　文書処理の促進に関すること。

(3)　文書事務の指導に関すること。

(4)　文書の整理、保管及び保存に関すること。

(5)　文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。

(6)　その他文書事務に関し必要なこと。

(1)　法規文書は、条例及び規則をいう。

(2)　公示文書は、告示及び公告をいう。

(3)　狭義の令達文書は、指令及び訓令、訓並びに諮問をいう。

(1)　往復文書　通達、依命通達、通知、指示、協議、回答、報告、申請、願い、届け、進達、副申、依頼、送付、勧告、建議、答申等をいう。

(2)　内部文書　報告、連絡書、出張復命書、事務引継書、内申書、辞令書、願い、届け、供覧、回覧等をいう。

(3)　行政不服申立関係文書　審査請求書、再審査請求書、裁決書、決定書、弁明書、反論書等をいう。

(4)　契約関係文書　契約書、仮契約書、覚書、協定書、請書、受領書、見積書、入札書、委任状等をいう。

(5)　その他の文書　書簡文、賞状、感謝状、あいさつ文、証書、証明書、請願書、陳情書、意見書、議案書等をいう。

(1)　総務課に備える簿冊

(2)　課に備える簿冊

(1)　文書は、受領後速やかに主管課へ配布する。ただし、配布すべき主管課が明らかでない文書については、開封することができる。

(2)　市長、副市長宛親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに電報(以下「特殊文書」という。)は特殊文書受付簿(様式第2号)又は親展文書配布簿(様式第1号)に所管事項を記載した上で直接名宛人に配布し受領印を徴する。

(3)　料金の未納又は不足の文書については、官公署の発信に係わるもの及びその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。

(4)　2課以上に関連のある文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配布するものとする。

(1)　各課においては、配付を受けた文書に受付印(様式第8号)及び閲覧印(様式第9号)を押印し、文書収受簿(様式第5号)に所要事項を記入し課長の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易な文書については、文書収受簿の記載を省略することができる。

(2)　審査請求、訴訟等収受の日が権利の得喪又は変更に係る文書については、収受の時刻を欄外に記入し、封皮を添付しておくものとする。

(3)　収入印紙又は郵便切手を添付若しくは貼付した文書、又は添付若しくは貼付する旨の記載があって、添付若しくは貼付されていない文書は、書留(金券)収受簿の摘要欄にその旨を記載する。

(4)　課長等は、第1号に規定する閲覧の際、処理方針を指示するとともに、特に重要な文書は、市長、副市長等の閲覧に供し、処理方針について指示を受け、他の課等に関係のある事案の処理については、当該関係課長等と協議しなければならない。

(1)　文書の起案は、起案用紙(様式第11号)を用い件名を付して平易に立案しなければならない。

(2)　軽易な文書は、付せん若しくは文書の余白を利用して立案処理することができる。ただし、この場合は、供覧印を押し、その処理状況を明確にしておかなければならない。

(3)　常例により取り扱う文書は、前号によって処理する。

(4)　軽易な文書及び常例的な文書の案を作成する場合のほか、公の意思決定の基礎となる起案の趣旨又はその理由を、経費を伴うときは、その支出方法を明記しなければならない。また、引用法令及びその要旨並びに参考資料等も、でき得る限り添付しなければならない。

(5)　文書の決裁区分は、桜川市事務決裁規程により、起案用紙の「決裁区分」の欄に、その事案の決裁及び専決の区分をしなければならない。

(6)　至急を要する回答事案等は、課長の指導を受けて、電話その他便宜な方法により行うことができる。ただし、この場合には、直ちにその処理状況を明記して、事案の軽重により、前各号の決裁を受けなければならない。

(1)　指令文書を除く令達文書は、総務課において市名及びその種別を記載するとともに、令達番号簿(様式第4号)に種別ごとに登録し追次番号を付すこと。

(2)　指令文書は、当該課等において指令簿(様式第7号)に登録し、指令番号を付すこと。この場合登録番号をもって指令番号とする。

(3)　発送文書(前2号に規定するものを除く。)は、主管課等において、文書発送簿(様式第6号)に記載し追次番号を付すこと。

(1)　条例、規則その他諸規程の判定又は改廃に関するもの

(2)　議案に関するもの

(3)　訴願、訴訟及び審査請求に関するもの

(4)　法令の解釈及び適用に関するもの

(5)　令達に関する重要なもの

(6)　区長あて文書に関するもの

(1)　予算に関するもの

(2)　財産の取得、異動又は処分に関するもの

(3)　公の施設の設置、異動又は廃止に関するもの

(4)　契約に関するもの

(1)　条例

(2)　規則

(3)　訓令

(4)　前各号に掲げるもののほか、令達に属する文書のうち、総務課長が例規集に登載する必要があると認めるもの。

(1)　各課事務担当者は、郵送すべき文書(以下「郵便物」という。)で封かんするものは封入し、封筒表面に住所、宛名、主管課名を記入し、発送依頼票(様式第12号)を添え、総務課へ依頼する。この場合において、書留文書、速達等の取扱いを要する郵便物については、特にその旨を申し出なければならない。

(2)　総務課は、依頼を受けた文書を郵送する場合は、切手貼付あるいは後納郵便差出票(様式第13号)を作成し即日発送する。

(3)　運送すべき文書は、運送業者の定める手順に従い、主管課において発送するものとする。

(4)　電報及び電子郵便は、主管課において手続をするものとする。

(5)　ファクシミリで送信する文書は、ファックス送り状と共に、主管課において送信するものとする。

(6)　発送した者は、起案用紙の発信欄に発送月日を記載しなければならない。

(1)　未完結文書

(2)　台帳、名簿等で使用頻度の高い簿冊

(3)　その他特に使用頻度の高い文書

(1)　30年保存文書　赤色

(2)　10年保存文書　青色

(3)　5年保存文書　黄色

(4)　3年保存文書　緑色

(5)　1年保存文書　白色

(1)　新しい事務分掌が設けられたこと等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合

(2)　各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合

(1)　簿冊は、会計年度ごとに区分して作成する。ただし、暦年ごと又は数年度にわたって使用することが適当な簿冊については、この限りでない。

(2)　簿冊の背表紙には、簿冊名、文書分類、課名、起年・完結年度、保存年限その他必要な事項を表示しなければならない。

(1)　各課の文書主任は、毎年、総務課の指定する時期に、保管簿冊通知書(様式第15号)を作成し、保管簿冊通知書と簿冊を対照及び確認した上で、保管簿冊通知書を総務課に提出する。

(2)　総務課は、保管簿冊通知書に受領印を押印し、保管簿冊原簿として原本を保管し、その写しを各課の文書主任に交付する。

(3)　各課の文書主任は、保管簿冊原簿の写しを保管する。

(1)　事務担当者は、毎年、総務課の指定する時期に引継ぎを行う簿冊を集め、保存簿冊引継書(様式第16号)を作成し、保存簿冊引継書及び当該簿冊を各課の文書主任に提出する。

(2)　各課の文書主任は、保存簿冊引継書と簿冊を対照した上で総務課の指定する日に保存書庫に運び、総務課の指定する場所に簿冊を収納する。

(3)　総務課は、保存簿冊引継書に受領印を押印し、保存簿冊原簿として保管し、その写しを各課の文書主任に交付する。

(4)　各課の文書主任は、保存簿冊原簿の写しを保管する。

(1)　30年保存文書を保存書庫から持ち出す場合は、総務課に備付けの保存文書貸出簿に所要事項を記入しなければならない。

(2)　30年保存文書の持ち出し期間は、原則として1週間以内とする。

(3)　30年保存文書を返却するときは、保存文書貸出簿に必要事項を記入し、総務課の確認を受けなければならない。

(1)　総務課は、保存年限が満了した簿冊一覧を主管課に送付する。

(2)　事務担当者は、保存期間が満了した簿冊等で廃棄するものを取りまとめ、文書主任が保管している保管簿冊原簿の写しの該当する簿冊等の廃棄年月日欄に、あらかじめ総務課の指定する廃棄年月日を朱書きし、文書主任に提出する。

(3)　文書主任は、廃棄年月日を朱書きした保管簿冊原簿の写しを総務課に提出し、廃棄対象簿冊を総務課の指定する日に指定された場所へ運ぶ。

(4)　総務課は、廃棄年月日を朱書きした保管簿冊原簿の写しと廃棄対象簿冊を対照し、確認の後受領する。

(5)　総務課は、廃棄年月日を朱書きした保管簿冊原簿の写しから、保管簿冊原簿に廃棄年月日を転記し、これを廃棄簿冊台帳とし、保管簿冊原簿の写しは文書主任に返却する。